10 simples consejos sobre productividad para organizar tu vida laboral

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Ser productivo se trata de ser eficiente –hacer más y más rápido con menos. Y con las demandas crecientes de la vida laboral actual, que aparecen en cualquier momento y en cualquier lugar, nunca ha sido más importante el ser productivo. Para aprovechar al máximo tu día necesitas enfocarte en estos tres segmentos de tu vida:

Tiempo

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Los humanos son famosos por ser pésimos en hacer varias cosas a la vez, así que el administrar bien tu tiempo es algo crucial para mejorar la productividad. Las tareas que más consumen tu tiempo son aquellas inesperadas (estas suelen ser, además, las más importantes). Todos conocemos esa necesidad de leer el correo electrónico que acabas de recibir o de echar un vistazo a esa última notificación que apareció en tu pantalla –una inclinación que el psicólogo Daniel Levitan, autor de The Organized Mind (La Mente Organizada), llama ‘inclinación hacia la novedad.’ Este intercambio de tareas no intencional consume más tiempo del que crees. La científica informática Gloria Mark de la Universidad de California reveló que se necesita un promedio de 26 minutos para volver a concentrarte después de interrupciones triviales. Para evitar esto, planifica tu día y compartimenta tus interrupciones inesperadas:

1. Comienza el día con un “tiempo personal” estructurado

Revisa tus correos electrónicos y actualizaciones de redes sociales que se han acumulado durante la noche. Hazte cargo de lo que puedas responder rápidamente o de lo que puedas referir a otra persona para que ella pueda comenzar a trabajar en esas tareas. Programa las tareas más grandes y borra las cosas que solo sean informativas o poco importantes.


2. Usa el tiempo en el que viajas hacia la oficina para coordinar tareas

Es ridículo no usar el tiempo de viaje para preparar tareas que ocuparán mucho tiempo. Durante mi viaje matutino suelo hacer una ronda con mis consultores externos – recibir actualizaciones sobre proyectos abiertos y descubrir si necesitan ayuda. Para cuando llego a la oficina, ya tengo una imagen clara del estado de mi proyecto.


3. Reduce el tiempo de tus reuniones en un 25 por ciento

Lograrás la misma cantidad de trabajo porque mucho tiempo es desperdiciado en preparar las llamadas por conferencia y en bromas inútiles. (Ve el siguiente video para entender sobre que estoy hablando.) Si tomas una reunión diaria con cinco personas, y la reduces de una hora a 45 minutos, ganarás unas 25 horas de trabajo al mes. Esas son, aproximadamente, unas 300 horas al año — ¡casi dos meses de trabajo!


4. Programa descansos regulares para tu día

El correr entre reuniones no es productivo porque te cansas y te desconcentras. Despeja algo de tiempo en tu calendario para tomar descansos. El crear espacios para descansar dentro de tu rutina aumenta la predictibilidad, creando un horario regular para mantener tu mente organizada. Si no puedes costearte estos descansos, toma una siesta energizante de 10-20 minutos después de almorzar.


Espacio

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“Espacio” se refiere a tu ambiente –tu oficina física pero también tu espacio virtual. Es posible que el espacio laboral no sea la última frontera, pero es un elemento importante para mejorar tu productividad. Aquí hay algunos consejos relacionados al espacio:

5. Trabaja “fuera” de tu espacio de trabajo cuando sea sensato

Cuando necesites escribir un documento o investigar un tema, la ausencia de las interrupciones de la oficina mejorará tu concentración. Algunas empresas están descubriendo los beneficios de permitirles a sus empleados el trabajar desde sus hogares. Entre ellas están el reducir el tiempo de viaje, tener almuerzos más cortos y menos días de enfermedad. Ve cómo puedes implementar en tu propio ambiente de trabajo las estrategias documentadas del sitio de chino de viajes Ctrip, AIIM y de Wordpress.


6. Unifica el número de lugares al que debes ir para acceder a la información que necesitas

Hay demasiadas aplicaciones por las cuales navegar – correos electrónicos, herramientas de microblog como Yammer, herramientas de chat como Lync, plataformas de redes sociales como Twitter y LinkedIn y sistemas operaciones como SAP, Oracle y Salesforce. Haz que las notificaciones de cada aplicación aparezcan en un solo lugar.


7. Apaga las notificaciones en aparatos móviles y en tu computadora

No permitas que las distintas aplicaciones interrumpan tu concentración con molestos mensajes. Apágalos. Ahora. Y limita el número de veces que revisas tus correos durante el día. No te arrepentirás.


Mentalidad

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Ponte a ti mismo en una posición en la que puedas concentrarte en hacer la tarea adecuada a ese momento:

8. Conversa en vez de enviar correos

Toma el teléfono o camina por el pasillo y habla directamente con tus colegas. Para hablar con personas que se encuentran geográficamente lejos, usa el chat. Puedes darles instrucciones precisas, clarifica los malentendidos rápidamente. La cantidad de tiempo perdido continuando cadenas interminables de correos es ridícula – y se generan muchos errores que no deberían existir.


9. Desmenuza los problemas grandes en problemas más pequeños

Esto reducirá el sentimiento de exceso de trabajo y la procrastinación asociada con el hacerse cargo de un trabajo grande. Una forma práctica de hacer esto es adoptar las técnicas Agile para administrar tus tareas laborales. Agile, nacido en el mundo del desarrollo de software, ha contribuido en la administración de tareas al separar tareas grandes en tareas más pequeñas. El tener una solución a mano durante el proceso reducirá la ansiedad de emprender tareas grandes.


10. Usa listas de control para tareas repetitivas y así lograr reducir los errores

Las listas de control te mantienen en el camino correcto, particularmente cuando tienes un exceso de carga de trabajo u operas bajo restricciones de tiempo. Revisa el Checklist Manifesto de Atul Gawande para tener una excelente guía sobre cómo usar listas de control.

Visto en Entrepreneur.

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