5 simples tips para trabajar de manera más inteligente y ahorrar tiempo

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Probablemente has escuchado la expresión: “trabaja sabiamente, no duramente”, pero ¿qué significa realmente? Cuando tu bandeja de entrada está llena, hay una torre de papeles gigante encima de tu escritorio y tu teléfono no para de sonar, ¿Cómo se supone que podrás hacer todo eso de manera inteligente?

La verdad es que la mayoría de las formas más comunes que tenemos para hacer las cosas no son realmente productivas. Cuando te enfocas demasiado en el acto de hacer por sobre lo brillante que es el planificar, probablemente estarás haciendo funcionar muchas cosas sin necesariamente conseguir resultados. Eso implica mucho tiempo desperdiciado en cosas que no valen la pena, o que podrían ser manejadas de una manera mucho más eficiente.

Como dijo Benjamín Franklin “más vale prevenir que curar”- A continuación te muestro 5 simples curas para ayudarte a trabajar de manera más inteligente en los días venideros:

1. Estructura.

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Los emprendedores más ricos del mundo saben que tener algo de estructura en tu agenda crea una rutina de éxito. Si estás dando vueltas por ahí, apagando incendios, en vez de estar planificando tu futuro comercial, te vas a incendiar y te retrasarás. La clave para tener un día eficiente es poner algo de estructura en su lugar. Levántate a la misma hora de lunes a viernes y trabaja en una rutina, por ejemplo: despertarse, levantarse, tomar desayuno, responder correos, hacer llamadas telefónicas, reservar tiempo para planificar y trabajar, revisar tu correo de nuevo, realizar llamadas telefónicas nuevamente, y terminar tu día.

Cuando rompes tu estructura y comienzas a responder emails y llamadas telefónicas durante todo el día, estas desperdiciando mucho tiempo. Tener estructura te permite priorizar tu día, acostumbra a tus clientes y equipo a tu horario de disponibilidad y también te permite tener tiempo para tu familia, amigos y para ti mismo. La estructura te hace un emprendedor inteligente.


2. Rompe el mito de ser “polifuncional”.

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La verdad es que algunas madres suelen ser polifuncionales, pero especialmente cuando tiene que ver con sus hijos. Pero respecto al trabajo, para el resto de los mortales, desestima la idea de que puedes ser polifuncional y eficiente al mismo tiempo. El cerebro no está configurado para realizar dos tareas al mismo tiempo. Enfócate en hablar, tipear, trabajar o pensar, pero no intentes hacer dos de estas cosas a la vez. Terminarás desperdiciando más tiempo intentando corregir tus palabras y reescribiendo tu email. Tu cerebro pierde eficiencia cada vez que empieza una nueva tarea. Enfócate en hacer una tarea a la vez, termínala, y recién ahí sigue con la siguiente tarea. Esto te permitirá ganar mucho más tiempo a largo plazo.


3. Lo urgente no es necesariamente importante. 

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Parte de ser un emprendedor es tener buen criterio. Debes conocer tu modelo de negocio y tus productos. Debes confiar en tu criterio para contratar empleados y parte de tu equipo de trabajo. Utiliza ese mismo sentido de buen criterio para enfrentar aquellas tareas urgentes vs las importantes que surgen día a día. Parte de la brillantez de trabajar en base a una estructura es que, de muchas maneras, se elimina este tema de lo urgente vs lo importante.

Si revisas tu correo o devuelves llamados en momentos específicos y destinados para ello dentro de tu horario, tu equipo de trabajo y cliente aprenderán a resolver sus problemas por su cuenta. Ten el criterio y disciplina para ir más allá del fácil hábito de pensar que todo lo urgente es importante: no lo es. Aprender a dejar pasar lo urgente te ahorrará una tremenda cantidad de tiempo y estrés, y, en vez de ello, podrás enfocarte en lo importante.


4. Apágalo.

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Los Smartphones y el wi-fi son increíbles. Es fácil tomarlos por sentado ahora que se han convertido en una parte de la vida que no existía hace 10 años. Aun así, los emprendedores como Bill Gates y Richard Branson lograron construir imperios de miles de millones de dólares con teléfonos de red fija.

Toda esta conectividad se traduce en facilidad de la mejor calidad, pero también puede ser increíblemente perjudicial para tu flujo de trabajo. Para trabajar de manera más inteligente, necesitas encontrar momentos en el día en los que las opciones de mensajería instantánea estén apagadas, las notificaciones de correo estén bloqueadas y el teléfono este en modo reunión. Todos estas distracciones vibratorias desenfocan tu cerebro de su proceso creativo. Sólo tú tienes el poder para apagar todas las distracciones y enfocarte en bloques de tiempo que puedas dedicar específicamente a tu trabajo, tu proceso creativo y tu negocio.


5. Toma muchos descansos.

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¿Cómo puedes tomar muchos descansos y aún así hacer cosas? ¡Es sencillo! Nuevamente, todo tiene que ver con la estructura. Cuando planificas tu día para tener lapsos de tiempo dedicados a descansar, te estas programando para ser exitoso. Cuando andas, y andas, y andas, sin parar, te agotarás en exceso. Sin embargo, si te planificas para tener descansos y comidas cortas y otros pequeños bloques de tiempo para resetear tu cerebro y energizar tu cuerpo, tendrás la energía y suficiente materia gris en tu cerebro para continuar por todo el día.

No te sientas culpable de pararte de tu escritorio cada dos horas para ir a buscar agua, algo para comer o para caminar por la cuadra. Mantener tu cuerpo energizado y renovado te permitirá trabajar de manera inteligente por un largo periodo de tiempo.

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