6 maneras de asegurarse que cada reunión sea productiva

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Para dejar de lado esas tediosas y poco productivas reuniones en las que no se saca nada en limpio, el Comunicador de Marcas, Craig Cincotta escribió para Entrepreneur cómo sacarle el mayor provecho a esas reuniones laborales que resultan ineficientes.

Un buen amigo mío me dijo una vez: “El tiempo es la mercancía más valiosa de la vida porque es la única cosa que no se puede comprar.” Es una lástima que este refrán no se utilice en todos los negocios.

Cuando piensas en tu semana laboral, te puedes sentir un tanto abrumado, frustrado y un poco deprimido al calcular la cantidad de tiempo que pasas en reuniones poco fructíferas.

A lo largo de mi carrera, más recientemente ahora que trabajo en Porch.com, he intentado poner atención a lo que hace que las cosas geniales sean geniales. Es como un arte. Pero es algo que todos pueden llegar a manejar. A continuación te mostramos algunos consejos para personas que necesitan algo de ayuda.

1. Arma y envía la agenda con anticipación

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Es difícil llegar a ser algo en la vida sin tener un sentido de dirección. Las reuniones no son la excepción. Antes de comenzar, entrégale a las personas un breve resumen de lo que la reunión se va a tratar. Las personas se benefician mucho al tener un sentido de dirección del punto al que se quiere llegar. ¿Qué tipo de reunión quieres tener? ¿Necesitas que las personas estén listas para discutir algo? ¿Vas a revisar tu punteo de temas? ¿Las personas responsables de la discusión están al tanto de los temas?

Al enviar la agenda con 24 horas de anticipación le das a las personas la posibilidad de prepararse y aprovechar mejor el tiempo en la reunión.


2. Comienza tu reunión a tiempo

Esto es algo que realmente me disgusta. Si no empiezas tu reunión a tiempo, las posibilidades de que no termines la reunión a la hora que te tienes que ir son altas. Y así la próxima reunión también se atrasará. Antes de darte cuenta, tu día entero se habrá descompaginado. La regla del tiempo estricto debe ocurrir en todos los niveles de la compañía. Si puedes comenzar la primera reunión del día a tiempo (y respetas la hora de término), establecerás una cultura donde se valorará el tiempo de las personas.


3. Asegúrate de contar con las personas adecuadas en las reuniones adecuadas

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¿Por qué están todas esas personas en la sala de reuniones? Es importante contar con las personas adecuadas en las reuniones que los incumben por los motivos adecuados. Si piensas en el valor del tiempo y en las personas presentes en la reunión, las reuniones son actividades que pueden volverse bastante costosas. Piensa bien en el motivo de la reunión y asegúrate que todos los presentes tengan un rol definido y un propósito concreto.


4. Las reuniones debieran tener una duración adecuada

Siempre he sentido que las mejores reuniones son las que poseen una duración proporcional al tema a tratar. Si eres bueno para establecer una agenda con resultados claros y específicos, debes saber que una reunión termina cuando debe terminar. Si terminas una reunión en 28 minutos en vez de los 60 que tenias presupuestados, genial entonces.


5. Dale a toda reunión la posibilidad de abordar temas fuera del contenido principal de la reunión

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¿Qué haces cuando estás en una reunión y te sales del tema principal pero la discusión que se genera es buena? Pon la idea en “stand by” y asegúrate de hablar de la idea más adelante o en una futura reunión.


6. No finalices una reunión sin un acuerdo claro de los pasos a seguir

Antes de terminar tus reuniones asegúrate de recapitular cualquier tipo de acción inmediata y asignar esas acciones a quienes correspondan. Lo peor que puede ocurrir es que nadie recapitule en los temas conversados y tengas que hacer otra reunión para hablar de los mismos temas de los que ya se habló.

Visto en Entrepreneur.

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