Este artículo fue escrito en Inc.com por Eric Holtzclaw, un emprendedor serial que ha fundado múltiples compañías startup. Él aconseja que cuando tengas esta pregunta: ¿Cómo saber cuándo convertir una tarea en un proceso documentado y repetible? La regla de 3 debería ser tu guía.
Yo aconsejo a compañías acerca de cómo superar sus barreras al crecimiento significativo. Mientras evaluó qué es lo que tira a la compañía hacia atrás, intencionalmente busco ineficiencias en transferencias y vacíos entre sistemas. La identificación de estos temas es clave para una mejora en rentabilidad y mejores márgenes.
A medida que descubro un problema, pregunto a los líderes del negocio “¿por qué no han convertido esto en un proceso?” o “¿han explorado formas de hacer esto más eficiente?”
Las excusas dadas con mayor frecuencia por el líder es que ellos no quieren “gastar el tiempo ni el esfuerzo” que implicaría el transformar una tarea o acción en un proceso, hasta que sepan que es “suficientemente importante”. Si está involucrada la tecnología, a ellos les preocupa que introducir un sistema sea muy costoso.
¿Cómo medimos, entonces, la importancia y el cuándo una tarea debería ser sistematizada? La regla de 3 debería ser tu guía.
La regla de 3 simplemente establece:
Si vas a realizar una tarea
más de tres veces,
si involucra a más de 3 personas o
si toma más de 3 pasos,
debería ser escrita y llevada a un proceso formal.
Son más procesos de los que crees.
Cuando consideramos la regla de 3 para las tareas que aplicas en tu negocio, descubrirás que califican más de las que creerías en un principio.
Mi profesora de 4° básico me dio un trabajo escrito que ilustra este punto. Me pidió que describiera los pasos que hay que seguir al hacer un sándwich de mantequilla de maní y mermelada. Mi respuesta, “sacas el pan, esparces la mantequilla de maní en un lado, mermelada en el otro, los juntas y estás listo”. A lo cual mi profesora preguntó, “¿De dónde vino el pan? ¿Cómo es que tenemos mantequilla de maní y mermelada para usar? ¿Usaste un cuchillo o una cuchara?”
El ejercicio de documentar y pensar a través de un proceso te ayuda a ti y a tu equipo a considerar todas las subordinaciones necesarias y, frecuentemente, trae con ello el darse cuenta que un proceso puede involucrar muchos más pasos de los que esperabas.
La tecnología puede ayudar.
A medida que identificas un proceso, busca la tecnología que te ayude a hacerlo más eficiente y a prevenir el error humano.
Existen hoy muchos sistemas que te permiten manejar fácilmente los procesos, además de hacerlos repetibles. Desde sistemas como Infusionsoft que puede transformar la capacitación y la administración de nuevos clientes, en campañas de activación automática, hasta simples calendarios recordatorios y aplicaciones basadas en la ubicación geográfica incorporados en nuestros teléfonos inteligentes y tablets.
La cantidad de veces que se le pide a una persona mover información de una ubicación a otra, aumenta las posibilidades de error debido a la transposición de números, errores tipográficos o un simple malentendido, y la mano de obra es el componente más caro y finito de tu empresa. Encontrar formas de liberar este valioso recurso, aporta dólares a tu resultado final, liberando efectivo para esfuerzos más estratégicos.
Un bono extra – una vez que programas la tecnología para hacer algo, ésta no llama para avisar que se enfermó.
Documentar los procesos es clave para el crecimiento.
¿Cuál es la razón más poderosa para crear y documentar tus procesos? A menos que puedas describir fácilmente cómo trabaja tu empresa, te resultará problemático hacer dinero, encontrar alguien que te compre tu empresa, y encontrar tiempo (planificado o no), fuera de la oficina.
Al buscar formas de mejorar tu compañía, la regla de 3 puede ser una poderosa herramienta para decidir si una tarea es o no es merecedora de un proceso. La falta de procesos documentados es la piedra de tropiezo en el crecimiento y sustentabilidad de tu negocio.
