La persona más importante en la oficina no es quién piensas

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No eres tú ni tu jefe de marketing, tampoco es tu gerente de finanzas. Es tu asistente, estos son los héroes silenciosos que realmente manejan el espectáculo.

Los asistentes ejecutivos gastan una cantidad interminable de horas ofreciendo servicios y anticipando las necesidades de sus jefes. Un buen asistente mantiene al dueño del negocio en conocimiento y siempre a tiempo; en otras palabras, es el trabajo de un asistente hacer que el jefe se vea bien y se mantenga organizado. Pese a que por un lado existen conferencias y revistas para emprendedores, los asistentes ejecutivos tradicionalmente han tenido que hacer las cosas por su propia cuenta.

Por esta razón, Victoria Rabin fundó en 2012 la Organización de Asistentes Ejecutivos (EAO su sigla en inglés) que realiza conferencias, programas de tutorías y talleres de entrenamiento para AE’s. Ella realizó la primera conferencia “Detrás de Cada Líder” en febrero de 2013. EAO ahora tiene 12 capítulos y más de 1.000 miembros, incluyendo a asistentes ejecutivos quienes han trabajo para personas como Mark Zuckerberg y Richard Branson.

¿Qué te inspiró a crear la Organización de Asistente Ejecutivos?

Comencé mi carrera como tal, trabajando para un hedge fund en Londres. Fue el primer rol en donde no sólo tenía empoderamiento, pero era responsable de un equipo completo. Tener esas dos cargas sobre mis hombros era un gran honor, pero también era aterrador. No había apoyo o recursos para los asistentes. Nadie te puede preparar para estar en esa posición y tener que guiar a tu equipo, representar a los ejecutivos cuando no están presentes y lidiar con todas las cosas locas que te piden hacer. Comencé contactándome con AE’s en todo el mundo y haciéndoles preguntas ¿Qué tipo de entrenamiento estás recibiendo? ¿Quieres seguir creciendo? Quería averiguar lo que más pudiera. Comencé a recibir mensajes de vuelta del tipo “¿En qué estás trabajando?” De repente, comencé a tener una especie de red detrás de mí. Entonces básicamente me inspiré en haber sido yo misma una asistente, queriendo más y no obteniéndolo.

Llamas a los asistentes ejecutivos las personas “más poderosas de la oficina” ¿Por qué?

Son la columna vertebral de la organización. No es sólo sobre el trabajo administrativo, sino que también conocen las necesidades ejecutivas, cómo piensan sus jefes y que necesitan hacer para que estén mejor. Cuando llegan a la oficina dejan todo de lado para dedicarse completamente a lo que necesita el ejecutivo o la compañía, ayudando a alcanzar el éxito.

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¿Por qué existen tantos emprendedores que se resisten a contratar un asistente?

No quieren perder el control. Yo tengo una asistente y he estado en los dos lados del escritorio. Es aterrador para un pequeño o mediano emprendedor -que viven y respiran su negocio- entregar el control a otra persona que no es ni siquiera el co-fundador. También, un buen y confiable AE tiene accesos a las finanzas, cuentas, todo sobre el negocio. Yo me sentía intimidada cuando contraté a una asistente porque sabía todo el conocimiento que manejan. Luego, una vez que te das cuenta que no puedes vivir sin él o ella, te preocupas que se quieran ir. No sólo porque extrañarás a esa persona, pero porque también sabe de tu mundo entero y quizás vaya a trabajar con la competencia u otro emprendedor.

¿Qué hace una relación exitosa entre AE y jefe?

Comienza con la confianza, es lo más importante que hay que establecer. La obtienes a la hora en que ambas partes expresen sus expectativas. Un asistente tiene que entrar inmediatamente al lugar de trabajo y decir “¿Qué necesitas de mí? ¿Cómo quieres que trabaje contigo y cómo me comunico contigo?” Así conocerán los límites de uno con el otro y sabrán no tomarse mal un mail que tenga una sola palabra. También, sies el caso, sabrán que necesitarán presentarle un ensayo completo a su AE para hacerlos sentir cómodos. Todo se basa en aprender cuáles son las complejidades de cada uno y ver cómo resolverlas. Y luego, a partir de la confianza, necesitas respetar ambas partes. Es crucial, porque es realmente una colaboración si se arma bien.

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